16:41 

Правила написания электронных писем

el

Я получаю в день более двух сотен писем. Я вынужден их читать. Сегодня чаша моего терпения переполнилась. Прекрасные и вполне вменяемые во всех прочих отношениях люди столь активно стремятся превратить процесс чтения почты в кромешный ад, что я решил потратить некоторое количество времени и законспектировать прописные, казалось бы, истины. Итак.


Письма следует писать обычным текстом, а не в формате HTML.


Вы не можете быть уверены, что получатель вашего письма не настроил свой почтовый клиент таким образом, чтобы видеть только текстовую версию. Все ваше старания обратить внимание на тезисы при помощи жирного шрифта или курсива — пропадут даром, если на другой стороне коммуникационного канала видят просто текст.


Письма следует писать в кодировке UTF-8. Она должна быть выставлена в качестве кодировки по умолчанию для всех отправляемых писем в почтовом клиенте.


Допустим,вы сами инфантильно плюете на правила типографики. Вам безразлично, насколько удобно получателям читать ваши письма. Вы впервые слышите о том, что тире (—) отличается от знака минус (-), а имена собственные (Gothe) принято писать на языке оригинала, чтобы облегчить адресату поиск в интернете. Допустим.


Но не все ваши корреспонденты столь твердолобы. Отвечая в рассылку на письмо об алхимических исследованиях трансформации свинца в золото с заголовком «Pb>Au» в вашей излюбленной однобайтной кодировке — вы выставляете автора оригинального письма идиотом, потому что тема превратится в многозначительное «Pb?Au». Вы уверены, что намеренно желаете публично искажать мысли посторонних людей (в УК, кстати, это называется «диффамацией»)?


Автоматические приветствия, а также шаблоны писем — неприемлемы в переписке.


Получатель вашего письма может оказаться человеком тонкой душевной организации. Если при этом он родился не вчера, то, получив от вас письмо, начинающееся с «Здравствуйте, Матюшкин Алексей» — он тут же поймет две вещи. Первое: вы используете почтовый клиент «TheBat!» (что само по себе еще не диагноз, хотя и близко к этому). Второе: вам лень при общении с ним набрать шесть букв и знак препинания («Привет!») вручную. Вы не выделяете его из серой массы, не обращаетесь к нему, как к живому человеку, к личности. Это может показаться странным, но такое отношение многих задевает.


Подпись в письме должна быть информативной, содержать ваше полное имя и номер телефона.


Конечно, когда вы пишете «Чмоки!» любовнице — можно и не подписываться. Ведь вы у нее наверняка один такой.


Но подписи наподобие «А. Б.» в деловой переписке — это нонсенс. Ваш адресат не обязан помнить, кто вы такой — по вашему почтовому адресу. Ему может потребоваться вам немедленно перезвонить для уточнения деталей. Поиск телефона по инициалам и email’у — не самый увлекательный квест в разгар рабочего дня.


Подпись должна быть в самом конце письма, даже если вы пишете ответ.


Этот пункт менее очевиден, но это так. Многие почтовые клиенты подсвечивают текст, следующий за маркером подписи (–) бледносерым. Это не тот цвет, который удобно читать с экрана, и вставляя подпись сразу после своей реплики — вы смертельно затрудняете вашему адресату поиск контекста.


Отвечая на письма, нельзя просто удалять куски чужого текста. Если они сильно затрудняют чтение — их можно заменять на что-то подобное: <…>.


К тому моменту, как ваш адресат будет читать ваш ответ на свое письмо, он может слегка подзабыть контекст. Увидев отсутствие каких-то фраз, он может подумать, что смутные воспоминания подвели его, и он просто забыл их дописать. Или что вы латентный диффаматор. Вам это нужно?


Писем без темы — не бывает.


Если вы не хотите, чтобы адресат обратил внимание на ваше письмо — можете смело оставить тему пустой, или написать там: «Привет!». Помните, на той стороне — занятой человек, получающий десятки, а то и сотни писем в день — он просто вынужден фильтровать входящие по темам, взглянув на них мельком. Этот пункт, опять же, не относится к любовной переписке.


Если вы подводите итог переписке — ваш текст должен предварять ее. Отвечать на вопросы и уточнять тезисы — необходимо в теле письма, в контексте.


Переписка из двадцати писем, длящаяся неделю — не единственное, чем заняты ваши корреспонденты. Отыскивать глазами в десятикилобайтном куске текста реплику, на которую вы соизволили ответить ёмким «Да!» в начале письма — занятие муторное, бесперспективное и утомительное. Двое из десяти — просто закроют ваше письмо, не вдаваясь в детали. Если вы, конечно, не генеральный директор трансатлантической компании.


Картинки отправляются в форматах JPG, PNG или GIF. Архивы — в формате ZIP.


Кроме специальных случаев, когда формат оговорен заранее, разумеется.


Никто не станет ради вашего бесценного во всех отношениях контента — скачивать из интернета программу для просмотра TIFF-файлов, или распаковщик RAR. А ваша любовница просто не сумеет этого сделать, как бы ей того не хотелось.


Ну и, наконец, помните: вежливость еще никому не вредила.


http://secondiary.ru/index.php/docs/954


URL
Комментарии
2008-05-14 в 21:34 

Смелый Булавочкин жив и здоров. К новым походам профессор готов!
Я был уверен, что РАР так же распространён как и ЗИП.
Буду знать, спасибо.

2008-10-07 в 12:02 

Вопреки всему.
Infiltrator Cat Starship, может, например, zip есть в винде по умолчанию, а rar нет. Хотя у нормальных людей обычно есть распаковщик rar как вещь первой необходимости.

Комментирование для вас недоступно.
Для того, чтобы получить возможность комментировать, авторизуйтесь:
 
РегистрацияЗабыли пароль?

Можно всё?

главная